Organizar es estructurar y dar forma a una empresa previamente planificada, disponiendo los recursos de la organización (hombres, maquinarias, materiales), de tal forma que esta pueda funcionar según lo previsto en la planificación.
Así por ejemplo, si se ha planificado controlar la calidad de determinado producto y se decide que es necesario disponer de un puesto de ingeniero industrial, un asistente de sistemas, una secretaria, necesitándose tres escritorios, tres computadoras, un vehículo, archivadores, aparatos de pruebas, etc; organizar esto, obliga a definir las labores de cada puesto, es decir un análisis de puesto, escoger el personal adecuado para ocuparlos, así como disponer en forma funcional el resto de los recursos, verificando que cada uno puede servir para desarrollar plenamente su labor, sobre todo, tratándose de los recursos humanos (ingeniero industrial, asistente de sistemas y secretaria), estos deben de conocer las exigencias de su puesto.
Para organizar hay que entender los siguientes factores:
Puesto, el primer paso es enlistar tosas las labores a realizar, separarlas en grupos a fines de funcionalidad, determinar en forma aproximada, las horas hombre de cada grupo con el objeto de dicidir cuántos puestos de esa categoría son necesarios (uno por cada hombre). Luego, se hace un análisis de puesto, con el propósito de saber no sólo las labores que corresponden a cada uno de ellos, sino su descripción genérica, el grado de habilidades (instrucción, experiencia y destreza), esfuerzo (físico y mental), responsabilidad (propia y ajena), por último las condiciones de trabajo a la que estarán sometidos los ocupantes de dicho puesto. El análisis de puesto nos va a permitir hacer una selección de personal, y facilitará la administración de sueldos y salarios.
Hombre, conociendo el puesto de trabajo, estamos en posibilidades de escoger las personas adecuadas, sabemos que atributos necesitamos de ella, por lo que la selección estará basado en el análisis de puesto. Es raro encontrar las personas idóneas, pero por lo menos podemos saber que atributos le faltan a las que hayamos seleccionado para desempeñar sin dificultad su puesto, es lógico que la empresa debe de facilitarle los medios necesarios (cursos), para que si hay interés, se complementen y si es posible progrese en su puesto de trabajo.
Debemos recordar que siempre hay que llevar al hombre al puesto de trabajo y no el puesto al hombre. Desafortunadamente, todavía se observa en muchas empresas, por razones políticas o de cualquier índole, menos administrativo, hacen puestos no necesarios para colocar personas.
Debemos recordar que siempre hay que llevar al hombre al puesto de trabajo y no el puesto al hombre. Desafortunadamente, todavía se observa en muchas empresas, por razones políticas o de cualquier índole, menos administrativo, hacen puestos no necesarios para colocar personas.
Autoridad, estando las personas ocupadas en su puesto, es indispensable delegarle la autoridad necesaria para la buena función del mismo. El superior otorga autoridad al subordinado para que este haga buen uso de ella. Es necesario hacer hincapié en que la autoridad o la facultad de dirigir y controlar a los subordinados, no debe de basarse en el uso de la fuerza, o la compulsión, sino en persuasión, en sanciones adecuadas al caso. Se puede considerar que hay dos tipos de autoridad: aquella que se exige por parte del superior y aquella que por voluntad da el inferior al reconocer en el jefe ciertos atributos que lo cataloga como un líder ideal.
Responsabilidad, es la obligación que tiene una persona de responder ante sus superiores por su actuación durante la el desempeño de sus labores. La responsabilidad no puede delegarse como la autoridad, solo se comparte, es decir, el superior puede delegar su autoridad a un subordinado. La organización no es la estrechez del ambiente, más bien es cumplir con el principio del orden que dice: "Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". ¿Por qué se ha planificado tanto si al final no se logra hacer una buena organización?. Hay que organizarse y estar organizados para no dar motivos al desorden y más desorden que tienen como consecuencia la desorganización y el caos que hacen peligrar la estabilidad de la empresa.
¿Qué pasa cuando los administradores son desorganizados?
Si ellos están manejando la empresa o entidad con los elementos, instrumentos y recursos organizativos. Los planes de trabajo interactúan funcionalmente con los comunicadores motivantes que no se deben descuidar.
Se seleccionan las personas adecuadas para cubrir los puestos de trabajo presto a funcionar, haciendo en forma intermitente cada vez que sea necesario, los cambios en la ubicación de los muebles y enseres de las oficinas y talleres, tomando en cuenta igualmente los cambios de los ambientes y ecológicos (mayor intensidad del sol hacia un solo sector, humedad perjudicial) para despojarse del aspecto de rutina o malestar.
Instrumentos normativos de la organización
Son varios documentos, reglamentos y manuales que los directores, gerentes y administradores tienen la obligación legal de implementar para la buena administración y gestión de la empresa.
Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza por lo que hay empresas que lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad, en cualquier caso son documentos que deben estar a la mano (tal como expresa su nombre) para establecer las facultades, márgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que deben ser observadas en su cumplimiento cuando se dan las ordenes e instrucciones y se toman las decisiones para la correcta administración integral de todos los recursos humanos, materiales, económicos y financieros. Pueden ser modificados cada vez que las autoridades decidan.
Los instrumentos son estos:
El Estatuto
El Reglamento Interno
El Reglamento o Manual de Organización y Función
El Manual de Procedimientos
- Reglamento de Préstamos
- Reglamento de Seguridad Industrial
Otros Manuales
- Manual de Comunicaciones Escritas
- Manual de Catálogos de bienes
- Manual de Políticas
- Manual de Catálogos de bienes
- Manual de Políticas
Estatuto
Es el documento fundamental de toda empresa que da origen a su constitución y funcionamiento legal.
El estatuto debe estar registrado en Registro Públicos mediante una Escritura Pública, extendida por un Notario, que tiene la función de revisar, evaluar, recomendar su corrección, rechazar o dar conformidad autorizando el funcionamiento correspondiente. El Estatuto generalmente comprende el siguiente contenido titular:
Titulo I
De la denominación, objeto, duración y domicilio.
De la denominación, objeto, duración y domicilio.
Titulo II
Del capital social, situación de las acciones y reservas.
Del capital social, situación de las acciones y reservas.
Titulo III
Órganos de la sociedad.
Órganos de la sociedad.
Titulo IV
De la junta general de accionistas.
De la junta general de accionistas.
Titulo V
Del directorio.
Del directorio.
Titulo VI
Del gerente.
Del gerente.
Titulo VII
De la modificación del estatuto, del aumento y reducción del capital.
De la modificación del estatuto, del aumento y reducción del capital.
Titulo VIII
Del balance y distribución de utilidades.
Del balance y distribución de utilidades.
Titulo IX
De la liquidación y disolución de la empresa.
De la liquidación y disolución de la empresa.
Titulo X
Disposiciones transitorias:
- Sobre conformación del primer directorio
- Nombramiento del gerente
- Sujeción a las normas y disposiciones legales
Disposiciones transitorias:
- Sobre conformación del primer directorio
- Nombramiento del gerente
- Sujeción a las normas y disposiciones legales
Cada vez que la empresa procede a modificar el estatuto, así como cuando se nombra a un nuevo gerente que es el representante legal de la empresa, se recurre al Notario Público para asentar en escritura pública y luego solicitar su registro en la Oficina de Registros Públicos.
Reglamento interno de trabajo
Es el documento que contiene el conjunto de normas que sirven para la administración integral del personal de la empresa. Dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, debiendo el Reglamento ser presentado ante la Autoridad Administrativa de Trabajo.
El Reglamento Interno debe ser elaborado con participación de delegados de los trabajadores que posean la especialidad y experiencia necesaria a fin de aportar con criterios técnicos en la elaboración del compendio normativo que servirá para preservar el comportamiento laboral.
La empresa elabora su Reglamento de acuerdo a la naturaleza de las actividades y modalidad de trabajo del personal; por consiguiente, es diferente de una empresa a otra. Sirve de instrumento para tomar decisiones, y debe ser actualizado y reajustado cada vez que se expidan las normas y disposiciones legales laborales que exijan su modificación.
Los administradores no pueden por capricho o libre albedrío elaborar reglamentos que transgredan las normas, porque estarían cometiendo falta sujeta a sanción. Lo que sí esta permitido es jurisprudenciar las normas que viene a ser el uso del criterio discrecional para que sea viable la formulación y aplicación de las normas internas para mejor administrar.
La empresa se encuentra obligada a entregar a cada trabajador un ejemplar del Reglamento Interno para que estudie y conozca cuales son sus deberes, responsabilidades y derechos que le asisten.
El contenido capitular que generalmente tiene el Reglamento Interno es:
Capitulo I
Disposiciones generales
Art. 1 Facultades, capacidades de la empresa.
Art. 2 Fines del reglamento.
Capitulo II
Admisión y contratación del personal
Admisión y contratación del personal
Art. 3 De la admisión.
- Relación de vacantes
- Requisitos de los postulantes
Art. 4 Contratación.
- Modalidades de contrato
- Cargo
- Remuneración
- Resolución de contrato
Capitulo III
De la jornada de trabajo
Art. 5 De los funcionarios.
De la jornada de trabajo
Art. 5 De los funcionarios.
Art. 6 De los empleados.
Art. 7 De los obreros.
Art. 8 Turnos de trabajo.
Art. 9 Salidas del personal.
- Por motivos personales
- Misión de servicio
- Por comisionista
- Misión de servicio
- Por comisionista
Art. 10 Tarjetas de registro y control del personal
- Tolerancia
- Tardanza
- Inasistencia
- Permisos y justificaciones
Art. 11 De las licencias
- Licencia con goce de haber
- Licencia sin goce de haber
- Vacaciones
Capitulo IV
Art. 12 Derechos.
Art. 12 Derechos.
Art. 13 Monto, pago.
Art. 14 Reconocimiento de tiempo de servicios.
Art. 15 Descuentos obligados a la empresa de acuerdo a ley.
Art. 16 Descuentos acordados con los trabajadores.
Art. 17 Errores y reclamos.
Capitulo V
Escala de faltas y sanciones
Escala de faltas y sanciones
Art. 18 Escala de faltas.
Art. 19 Escala de sanciones.
Art. 20 Procedimientos para la atención de reclamos, quejas, denuncias.
Capitulo VI
De las reconsideraciones y apelaciones
De las reconsideraciones y apelaciones
Art. 21 Reconsideración.
Art. 22 Apelación.
Reglamento o manual de organización y funciones (ROF o MOF)
Es un incremento normativo que da dinámica a la administración estableciéndose en forma detallada todas las funciones de cada uno de los órganos y cargos sujetándose a:
La escritura orgánica.
El ordenamiento jerárquico.
Las relaciones de autoridad y responsabilidad.
El ordenamiento jerárquico.
Las relaciones de autoridad y responsabilidad.
No podrá existir orden, si cada uno no se encuentra cumpliendo con sus funciones que se encuentran en el ROF o MOF que impone su cumplimiento, porque usted como empleado en una entidad no puede estar realizando las funciones que le vengan en gana, sino sujetarse a las normas.
El ROF o MOF no debe ser confundido con el Manual de Evaluación y Categorización de Puestos, este último detalla todas las actividades que corresponde a cada puesto de trabajo, pero no las funciones.
El presente instrumento (ROF o MOF), no debe ser considerado como un texto burocrático, inoperante, sino más bien, operativo que sirva a los administradores para la eficiente administración de la entidad. Lo que sucede es que en algunas empresas, es considerado un documento ampuloso que no es actualizado, que no se condiciona con la "eficaz aplicación" de los Gerentes y Directores.
Hay empresas pequeñas de 5 - 10 trabajadores que son administradas sin el uso del ROF, sujetándose nada más a unas listas individuales de funciones, si el gerente junta todas estas listas y lo encuaderna, nace el Manual.
Se genera la necesidad del MOF, cuando la empresa no puede desenvolverse por la amplitud de las áreas de trabajo y el incremento del volumen de las operaciones por la creación de nuevos puestos y por consiguiente de nuevas funciones. Así mismo veamos a continuación la imperativa necesidad del MOF.
¿Qué sucede si un trabajador desacató las ordenes e incurrió en negligencia en el desempeño de sus funciones? ¿Acaso no es en el Manual de Organización y Funciones? El logro de los objetivos empresariales se produce con el cumplimiento de todas las funciones detalladas en el ROF o el MOF.
Algunos pequeños empresarios manifiestan que obtienen utilidades sin el uso del MOF, claro, son pequeñitos, puede ser que en el futuro cuando crezcan tengan la obligación de implementarlo.
Esquema y contenido de un manual de organización y funciones
Esquema de un manual
El esquema de un MOF, generalmente es este:
El esquema de un MOF, generalmente es este:
Introducción
- Finalidad
- Alcance
- Contenido
- Aprobación y actualización
- Alcance
- Contenido
- Aprobación y actualización
Base Legal
- Objetivos
- Políticas
- Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
- Organización
- Funciones de las unidades estructurales
- Cuadro orgánico de asignación de cargos
- Funciones específicas a nivel de cargo
- Organigrama
- Políticas
- Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
- Organización
- Funciones de las unidades estructurales
- Cuadro orgánico de asignación de cargos
- Funciones específicas a nivel de cargo
- Organigrama
Contenido del manual
Introducción
Se consignará las generalidades, teniendo en cuenta los puntos siguientes:
Se consignará las generalidades, teniendo en cuenta los puntos siguientes:
* Finalidad
Se deberá señalar el propósito del manual, es decir, que es lo que se quiere lograr con el documento.
Se deberá señalar el propósito del manual, es decir, que es lo que se quiere lograr con el documento.
* Alcance
Se enfocará el ámbito material sobre el cual tiene jurisdicción el manual.
Se enfocará el ámbito material sobre el cual tiene jurisdicción el manual.
* Contenido
Enumerar brevemente los capítulos o puntos que se desarrollan en el manual.
Enumerar brevemente los capítulos o puntos que se desarrollan en el manual.
* Aprobación y actualización
Señalar la autoridad que debe de aprobarlo y el dispositivo legal que lo ampara así como establecer los canales adecuados que permitan mantenerlo
Señalar la autoridad que debe de aprobarlo y el dispositivo legal que lo ampara así como establecer los canales adecuados que permitan mantenerlo
actualizado.
Base Legal
Se puntualiza el o los dispositivos legales que amparan la existencia de la dependencia.
Se puntualiza el o los dispositivos legales que amparan la existencia de la dependencia.
* Objetivos
Se puntualiza el objetivo u objetivos, que la dependencia trata de alcanzar osea la razón de su creación. Estos pueden estar explícitos o implícitos en los dispositivos legales.
Se puntualiza el objetivo u objetivos, que la dependencia trata de alcanzar osea la razón de su creación. Estos pueden estar explícitos o implícitos en los dispositivos legales.
* Políticas
Consignar los lineamientos de acción que guiarán las actividades de la dependencia. La política es una pauta general que guía la acción de los integrantes de una entidad o dependencia para alcanzar los objetivos trazados.
Consignar los lineamientos de acción que guiarán las actividades de la dependencia. La política es una pauta general que guía la acción de los integrantes de una entidad o dependencia para alcanzar los objetivos trazados.
* Línea de autoridad, responsabilidad y coordinación
Establecer claramente la dependencia jerárquica del órgano en relación con los demás, así como la dependencia jerárquica de personal, teniendo en consideración el principio de "Unidad de Mando", el que dice que el personal debe recibir ordenes de un solo jefe y ser responsable de su labor solo ante el. También deberá considerarse que la responsabilidad y autoridad van paralelas, no pueden existir una sin la otra, además se fijarán los canales de coordinación, tanto interno como externo.
Establecer claramente la dependencia jerárquica del órgano en relación con los demás, así como la dependencia jerárquica de personal, teniendo en consideración el principio de "Unidad de Mando", el que dice que el personal debe recibir ordenes de un solo jefe y ser responsable de su labor solo ante el. También deberá considerarse que la responsabilidad y autoridad van paralelas, no pueden existir una sin la otra, además se fijarán los canales de coordinación, tanto interno como externo.
* Funciones Generales
Describir todas las funciones q nivel de la dependencia considerándola como un todo invisible, sin tomar en cuenta la estructura orgánica interna. Generalmente estas funciones son las mismas que están consignadas en el reglamento de organización y funciones de la entidad.
Describir todas las funciones q nivel de la dependencia considerándola como un todo invisible, sin tomar en cuenta la estructura orgánica interna. Generalmente estas funciones son las mismas que están consignadas en el reglamento de organización y funciones de la entidad.
* Organización
Señalar la estructura orgánica enumerando las unidades estructurales internas de la dependencia en orden desde la mayor jerarquía hasta el mínimo.
Señalar la estructura orgánica enumerando las unidades estructurales internas de la dependencia en orden desde la mayor jerarquía hasta el mínimo.
Oficina
Unidad
Equipo
Unidad
Equipo
* Funciones de las unidades estructurales
Describir las funciones de las dependencias señaladas enumeradas en el punto anterior y siempre en orden decreciente.
Describir las funciones de las dependencias señaladas enumeradas en el punto anterior y siempre en orden decreciente.
* Cuadro orgánico de asignación de cargo
Enumerar los diversos cargos que conforman cada una de las unidades estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden señalado anteriormente y siguiendo el siguiente modelo.
Enumerar los diversos cargos que conforman cada una de las unidades estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden señalado anteriormente y siguiendo el siguiente modelo.
* Funciones específicas a nivel de cargo
En este rubro se describirán las funciones, actividades o tareas solo de los cargos que además de estar presupuestados, estén cubiertos ya sea por personal nombrado, contratado o destacado.
En este rubro se describirán las funciones, actividades o tareas solo de los cargos que además de estar presupuestados, estén cubiertos ya sea por personal nombrado, contratado o destacado.
Al finalizar la numeración de las funciones de los cargos es conveniente poner: "Y otras que se le asigne (aquí si pone la denominación del cargo del jefe inmediato respectivo de quien depende").
En caso de existir varios cargos con denominación igual y que desempeñan funciones similares, bastará describirlo una sola vez. Por ejemplo: si existen varias secretarias, jefes de unidad o especialistas, pero todos en su respectivo grupo que desempeñan funciones similares, basta considerar una sola vez, pero si hay diferencias se debe poner uno por uno.
* Cuadro de asignación de personal (CAP)
Es el documento que prevé las necesidades de puesto para el normal funcionamiento de una entidad y señala los puntajes a otorgarse en las situaciones diferenciales del ejercicio de los cargos o puestos.
Es el documento que prevé las necesidades de puesto para el normal funcionamiento de una entidad y señala los puntajes a otorgarse en las situaciones diferenciales del ejercicio de los cargos o puestos.
* Organigrama
Diagramar la estructura que representa la situación de la entidad o dependencia descrita en el Manual en el momento de su elaboración. Puede ser un organigrama analítico, sintético o de cargos.
Diagramar la estructura que representa la situación de la entidad o dependencia descrita en el Manual en el momento de su elaboración. Puede ser un organigrama analítico, sintético o de cargos.
Formulación de manuales de organización y funciones
Objeto
Normar el contenido y el procedimiento para la formulación, aprobación y difusión de los manuales de organización y funciones (MOF) de los organismos de la organización.
Normar el contenido y el procedimiento para la formulación, aprobación y difusión de los manuales de organización y funciones (MOF) de los organismos de la organización.
Finalidad
Asegurar que los organismos de la empresa, adopten un proceso uniforme en la elaboración de los manuales de organización y funciones.
Asegurar que los organismos de la empresa, adopten un proceso uniforme en la elaboración de los manuales de organización y funciones.
Alcance
Las normas y procedimientos contenidos en la presente directiva, son de aplicación por todos los organismos, son de aplicación por todos los organismos de la empresa.
Las normas y procedimientos contenidos en la presente directiva, son de aplicación por todos los organismos, son de aplicación por todos los organismos de la empresa.
Normas generales
La jerarquización normativa de la organización, de acuerdo a su grado de especificidad es como sigue:
La jerarquización normativa de la organización, de acuerdo a su grado de especificidad es como sigue:
* Ley orgánica
* Estatuto
* Reglamento de organización y funciones
* Cuadro para asignación de personal (ROF)
* Manuales de organización y funciones
* Estatuto
* Reglamento de organización y funciones
* Cuadro para asignación de personal (ROF)
* Manuales de organización y funciones
Los Manuales de Organización y funciones, son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una entidad, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones. Así mismo, determina los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones específicas que los compete.
Los objetivos del Manual de Organización y Funciones son:
a) Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
b) Determinar la ubicación y las funciones específicas que deben cumplir los cargos, dentro de la estructura general de la calidad o dependencia.
c) Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
d) Proporcionar información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la organización, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).
Utilidad del manual
- Son fuente permanente de la formación técnica, que presenta en forma clara y definida la estructura orgánica y las funciones, actividades y tareas del órgano o dependencia descrita.
- Contribuye a la racionalización de los procedimientos.
- Facilita la normalización, evaluación y control de las actividades.
- Permite que el personal conozca con claridad sus deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado, así como su dependencia jerárquica.
Los manuales de organización y funciones se elaborarán por separado, en cada uno de los órganos de la entidad, con rango de dirección nacional, dirección técnica, dirección general, oficina u órgano de nivel equivalente y la responsabilidad de formularios recaerá en los funcionarios responsables de dichas unidades orgánicas.
Los manuales deben guardar coherencia con los documentos normativos de gestión, vale decir, con la ley orgánica, reglamento de organización y funciones y otros documentos afines.
Las etapas técnicas para la formulación del manual de organización y funciones son las siguientes:
A. Planeamiento
- En esta etapa se determina los pasos a seguir, para formular el manual de organización y funciones que nos permita.
- Tener una idea integral del contenido del MOF.
- Determinar objetivos concretos, es decir, especificar el propósito o propósitos del manual.
- Determinar usuarios del manual.
- Asignación de la responsabilidad en su elaboración.
- Evaluar las acciones programadas.
B. Recolección de la Información
En la recolección de la información se emplearán diversas técnicas de investigación como:
- Uso de hojas de descripción.
- La investigación en los archivos.
- Las entrevistas a los trabajadores, con la finalidad de obtener información sobre sus funciones y responsabilidades.
- Las entrevistas a los jefes de los órganos, para complementar y aclarar la información obtenida de los trabajadores.
- La observación directa del funcionamiento de las dependencias.
- La investigación en los archivos.
- Las entrevistas a los trabajadores, con la finalidad de obtener información sobre sus funciones y responsabilidades.
- Las entrevistas a los jefes de los órganos, para complementar y aclarar la información obtenida de los trabajadores.
- La observación directa del funcionamiento de las dependencias.
C. Estudio y análisis de la información
Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer la consistencia de las funciones generales como específicas. Este estudio puede enfocarse de dos formas:
- De lo específico a lo general, es decir, partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
- De lo general a lo específico, es decir, iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades orgánicas, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
Es recomendable utilizar este segundo método porque se parte de una realidad de la razón de ser del organismo y no de un supuesto.
D. Elaboración del proyecto del manual
La elaboración del proyecto del manual se realizará en base a la información recolectada y revisada a fin de que dicho documento constituya una fuente de información veraz de las funciones generales y específicas del órgano a los cargos.
El lenguaje a utilizar para la acumulación del manual debe ser claro, sencillo y breve. Es recomendable al escribir las funciones, emplear el infinitivo de los verbos al inicio de cada párrafo.
E. Revisión y aprobación
La revisión de los proyectos de manuales estará a cargo de la oficina de racionalización o las que hagan sus veces en cada entidad. El mismo que se realizará en estrecha coordinación con la autoridad superior de la dependencia que formuló el proyecto. La aprobación de los proyectos de manuales estará a cargo del funcionario de jerarquía inmediata inferior al titular del pliego.
Normas específicas
Esquema del contenido del manual de organización y funciones.
Titulo I
Generalidades
- Finalidad del manual
- Base legal
- Alcance
- Aprobación
Generalidades
- Finalidad del manual
- Base legal
- Alcance
- Aprobación
Titulo II
Del diseño orgánico
- Funciones generales del órgano
- Estructura orgánica del órgano
- Relación jerárquica de unidades orgánicas (autoridad, responsabilidad y coordinación)
- Organigrama del órgano en detalle
- Cuadro de distribución de cargos por órganos
Del diseño orgánico
- Funciones generales del órgano
- Estructura orgánica del órgano
- Relación jerárquica de unidades orgánicas (autoridad, responsabilidad y coordinación)
- Organigrama del órgano en detalle
- Cuadro de distribución de cargos por órganos
Titulo III
Del manual
Del manual
Parte 1
Órgano de dirección
- Funciones generales del órgano
- Funciones específicas de los cargos
Órgano de dirección
- Funciones generales del órgano
- Funciones específicas de los cargos
Parte 2
Órgano de línea
- Funciones generales del órgano de línea
- Funciones específicas de los cargos
Órgano de línea
- Funciones generales del órgano de línea
- Funciones específicas de los cargos
Parte 3
Órganos de apoyo
- Funciones generales del órgano de apoyo
- Funciones específicas de los cargos
Órganos de apoyo
- Funciones generales del órgano de apoyo
- Funciones específicas de los cargos
Parte 4
Órgano de asesoría
- Funciones generales del órgano de asesoría
- Funciones específicas de los cargos
Órgano de asesoría
- Funciones generales del órgano de asesoría
- Funciones específicas de los cargos
Parte 5
Órgano de control
- Funciones generales del órgano de control
- Funciones específicas de los cargos
Órgano de control
- Funciones generales del órgano de control
- Funciones específicas de los cargos
Observaciones:
En el ordenamiento de páginas del proyecto del manual, considerar los siguientes:
Página 1: Normas que aprueba el manual
Página 2: Introducción
Página 3: Índice
Página 2: Introducción
Página 3: Índice
Desarrollo del esquema del Manual de Organización y Funciones
Titulo I
Generalidades
Generalidades
Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación de las normas que contiene el manual.
Especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación de las normas que contiene el manual.
Base legal
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de gestión, referidas a la organización.
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de gestión, referidas a la organización.
Alcances
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el manual.
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el manual.
Aprobación
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el manual.
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el manual.
Titulo II
Del diseño orgánico
Del diseño orgánico
Funciones generales del órgano
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional, las que guardarán correspondencia con las señaladas en su ROF, observando la nomenclatura de la estructura orgánica por niveles.
Estructura orgánica del órgano
Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la dependencia en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión estructural.
Desagregación por niveles
- De dirección
- De línea
- De apoyo
- De asesoría
- De control
- De línea
- De apoyo
- De asesoría
- De control
Relación jerárquica de unidades orgánicas
Precisar por niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación.
Organigrama del órgano
Establecer el diseño gráfico de la estructura del órgano.
Cuadro de distribución de cargos por órganos
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura estructural y clasificada, el grupo ocupacional al que pertenecen.
Titulo III
Del manual
Del manual
Parte 1 y demás
Funciones generales del órgano
Describir las funciones generales del órgano, las que guardarán correlación con las establecidas en el ROF, en los casos de las unidades orgánicas de menores niveles de desagregación, se establecerán las funciones en forma específica, sin poder su carácter integral y los fines y objetivos institucionales.
Funciones específicas de los cargos
Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:
- Denominación del cargo
- Naturaleza del cargo (función resumen)
- Funciones específicas del cargo
- Línea de dependencia de los cargos
- Grado de responsabilidad
- Canales de coordinación
- Requisitos mínimos de los cargos
* Formación
* Experiencia laboral
- Naturaleza del cargo (función resumen)
- Funciones específicas del cargo
- Línea de dependencia de los cargos
- Grado de responsabilidad
- Canales de coordinación
- Requisitos mínimos de los cargos
* Formación
* Experiencia laboral
Mecánica operativa
El procedimiento a seguir para la elaboración de los manuales de organización y funciones, es:
- La comisión designada por los órganos competentes, será la encargada de formular los proyectos de manual de organización y funciones, ciñéndose a los criterios y orientaciones señaladas en la presente directiva.
- El funcionario competente del órgano analizará y revisará el proyecto de MOF.
a) De no ser conforme, lo devolverá a la comisión o equipo de trabajo, con las observaciones pertinentes.
b) De ser conforme, lo revisará y remitirá el inmediato superior.
- El funcionario de jerarquía inmediata inferior al titular del pliego, revisará el proyecto del manual.
a) De no ser conforme, la devolverá al órgano respectivo con las observaciones del caso.
b) De ser conforme aprobará y firmará el dispositivo que prueba el manual de organización y funciones de dependencia del organismo y lo remitirá a esta para su distribución posterior.
- La dependencia generadora del manual aprobado, dispondrá su impresión, así como su distribución remitiéndose obligatoriamente:
* Dos ejemplares a la alta dirección.
* Dos ejemplares a la unidad orgánica de la que depende.
* Dos ejemplares a la oficina de organización y métodos a racionalizar una institucional o la que haga sus veces.
* Dos ejemplares a la biblioteca de la entidad.
* Dos ejemplares a la unidad orgánica de la que depende.
* Dos ejemplares a la oficina de organización y métodos a racionalizar una institucional o la que haga sus veces.
* Dos ejemplares a la biblioteca de la entidad.
- Disposiciones complementarias
El manual deberá ser impreso en tamaño DIN A-4 según forma del instituto Nacional de Técnicas y certificaciones según el mismo que será sellado.
El tamaño de la letra deberá facilitar su lectura y comprensión, asimismo, la numeración de las páginas y artículos será correlativa y correspondiente a cada capítulo o asunto.
- Responsabilidad
Los jefes de las dependencias son responsables del cumplimiento de los MOF, así como de dar a conocer al personal de su dependencia, las funciones y responsabilidades que a cada uno le corresponda.
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