Proceso Administrativo: Organización

Organizar es estructurar y dar forma a una empresa previamente planificada, disponiendo los recursos de la organización (hombres, maquinarias, materiales), de tal forma que esta pueda funcionar según lo previsto en la planificación.

Así por ejemplo, si se ha planificado controlar la calidad de determinado producto y se decide que es necesario disponer de un puesto de ingeniero industrial, un asistente de sistemas, una secretaria, necesitándose tres escritorios, tres computadoras, un vehículo, archivadores, aparatos de pruebas, etc; organizar esto, obliga a definir las labores de cada puesto, es decir un análisis de puesto, escoger el personal adecuado para ocuparlos, así como disponer en forma funcional el resto de los recursos, verificando que cada uno puede servir para desarrollar plenamente su labor, sobre todo, tratándose de los recursos humanos (ingeniero industrial, asistente de sistemas y secretaria), estos deben de conocer las exigencias de su puesto.

Para organizar hay que entender los siguientes factores:

Puesto, el primer paso es enlistar tosas las labores a realizar, separarlas en grupos a fines de funcionalidad, determinar en forma aproximada, las horas hombre de cada grupo con el objeto de dicidir cuántos puestos de esa categoría son necesarios (uno por cada hombre). Luego, se hace un análisis de puesto, con el propósito de saber no sólo las labores que corresponden a cada uno de ellos, sino su descripción genérica, el grado de habilidades (instrucción, experiencia y destreza), esfuerzo (físico y mental), responsabilidad (propia y ajena), por último las condiciones de trabajo a la que estarán sometidos los ocupantes de dicho puesto. El análisis de puesto nos va a permitir hacer una selección de personal, y facilitará la administración de sueldos y salarios.

Hombre, conociendo el puesto de trabajo, estamos en posibilidades de escoger las personas adecuadas, sabemos que atributos necesitamos de ella, por lo que la selección estará basado en el análisis de puesto. Es raro encontrar las personas idóneas, pero por lo menos podemos saber que atributos le faltan a las que hayamos seleccionado para desempeñar sin dificultad su puesto, es lógico que la empresa debe de facilitarle los medios necesarios (cursos), para que si hay interés, se complementen y si es posible progrese en su puesto de trabajo.

Debemos recordar que siempre hay que llevar al hombre al puesto de trabajo y no el puesto al hombre. Desafortunadamente, todavía se observa en muchas empresas, por razones políticas o de cualquier índole, menos administrativo, hacen puestos no necesarios para colocar personas.

Autoridad, estando las personas ocupadas en su puesto, es indispensable delegarle la autoridad necesaria para la buena función del mismo. El superior otorga autoridad al subordinado para que este haga buen uso de ella. Es necesario hacer hincapié en que la autoridad o la facultad de dirigir y controlar a los subordinados, no debe de basarse en el uso de la fuerza, o la compulsión, sino en persuasión, en sanciones adecuadas al caso. Se puede considerar que hay dos tipos de autoridad: aquella que se exige por parte del superior y aquella que por voluntad da el inferior al reconocer en el jefe ciertos atributos que lo cataloga como un líder ideal.

Responsabilidad, es la obligación que tiene una persona de responder ante sus superiores por su actuación durante la el desempeño de sus labores. La responsabilidad no puede delegarse como la autoridad, solo se comparte, es decir, el superior puede delegar su autoridad a un subordinado. La organización no es la estrechez del ambiente, más bien es cumplir con el principio del orden que dice: "Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". ¿Por qué se ha planificado tanto si al final no se logra hacer una buena organización?. Hay que organizarse y estar organizados para no dar motivos al desorden y más desorden que tienen como consecuencia la desorganización y el caos que hacen peligrar la estabilidad de la empresa. 

¿Qué pasa cuando los administradores son desorganizados?
Si ellos están manejando la empresa o entidad con los elementos, instrumentos y recursos organizativos. Los planes de trabajo interactúan funcionalmente con los comunicadores motivantes que no se deben descuidar.

Se seleccionan las personas adecuadas para cubrir los puestos de trabajo presto a funcionar, haciendo en forma intermitente cada vez que sea necesario, los cambios en la ubicación de los muebles y enseres de las oficinas y talleres, tomando en cuenta igualmente los cambios de los ambientes y ecológicos (mayor intensidad del sol hacia un solo sector, humedad perjudicial) para despojarse del aspecto de rutina o malestar.

Instrumentos normativos de la organización

Son varios documentos, reglamentos y manuales que los directores, gerentes y administradores tienen la obligación legal de implementar para la buena administración y gestión de la empresa.

Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza por lo que hay empresas que lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad, en cualquier caso son documentos que deben estar a la mano (tal como expresa su nombre) para establecer las facultades, márgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que deben ser observadas en su cumplimiento cuando se dan las ordenes e instrucciones y se toman las decisiones para la correcta administración integral de todos los recursos humanos, materiales, económicos y financieros. Pueden ser modificados cada vez que las autoridades decidan.

Los instrumentos son estos:

El Estatuto

El Reglamento Interno

El Reglamento o Manual de Organización y Función

El Manual de Procedimientos
- Reglamento de Préstamos
- Reglamento de Seguridad Industrial

Otros Manuales

- Manual de Comunicaciones Escritas
- Manual de Catálogos de bienes
- Manual de Políticas

Estatuto

Es el documento fundamental de toda empresa que da origen a su constitución y funcionamiento legal.

El estatuto debe estar registrado en Registro Públicos mediante una Escritura Pública, extendida por un Notario, que tiene la función de revisar, evaluar, recomendar su corrección, rechazar o dar conformidad autorizando el funcionamiento correspondiente. El Estatuto generalmente comprende el siguiente contenido titular:

Titulo I
De la denominación, objeto, duración y domicilio.

Titulo II
Del capital social, situación de las acciones y reservas.

Titulo III
Órganos de la sociedad.

Titulo IV
De la junta general de accionistas.

Titulo V
Del directorio.

Titulo VI
Del gerente.

Titulo VII
De la modificación del estatuto, del aumento y reducción del capital.

Titulo VIII
Del balance y distribución de utilidades.

Titulo IX
De la liquidación y disolución de la empresa.

Titulo X
Disposiciones transitorias:
- Sobre conformación del primer directorio
- Nombramiento del gerente
- Sujeción a las normas y disposiciones legales

Cada vez que la empresa procede a modificar el estatuto, así como cuando se nombra a un nuevo gerente que es el representante legal de la empresa, se recurre al Notario Público para asentar en escritura pública y luego solicitar su registro en la Oficina de Registros Públicos.

Reglamento interno de trabajo

Es el documento que contiene el conjunto de normas que sirven para la administración integral del personal de la empresa. Dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, debiendo el Reglamento ser presentado ante la Autoridad Administrativa de Trabajo.

El Reglamento Interno debe ser elaborado con participación de delegados de los trabajadores que posean la especialidad y experiencia necesaria a fin de aportar con criterios técnicos en la elaboración del compendio normativo que servirá para preservar el comportamiento laboral.

La empresa elabora su Reglamento de acuerdo a la naturaleza de las actividades y modalidad de trabajo del personal; por consiguiente, es diferente de una empresa a otra. Sirve de instrumento para tomar decisiones, y debe ser actualizado y reajustado cada vez que se expidan las normas y disposiciones legales laborales que exijan su modificación.

Los administradores no pueden por capricho o libre albedrío elaborar reglamentos que transgredan las normas, porque estarían cometiendo falta sujeta a sanción. Lo que sí esta permitido es jurisprudenciar las normas que viene a ser el uso del criterio discrecional para que sea viable la formulación y aplicación de las normas internas para mejor administrar.

La empresa se encuentra obligada a entregar a cada trabajador un ejemplar del Reglamento Interno para que estudie y conozca cuales son sus deberes, responsabilidades y derechos que le asisten.

El contenido capitular que generalmente tiene el Reglamento Interno es:

Capitulo I

Disposiciones generales 

Art. 1 Facultades, capacidades de la empresa.

Art. 2 Fines del reglamento.

Capitulo II
Admisión y contratación del personal

Art. 3 De la admisión.
- Relación de vacantes
- Requisitos de los postulantes

Art. 4 Contratación.
- Modalidades de contrato
- Cargo
- Remuneración
- Resolución de contrato

Capitulo III
De la jornada de trabajo
Art. 5 De los funcionarios.

Art. 6 De los empleados.

Art. 7 De los obreros.

Art. 8 Turnos de trabajo.

Art. 9 Salidas del personal.

- Por motivos personales
- Misión de servicio
- Por comisionista

Art. 10 Tarjetas de registro y control del personal
- Tolerancia
- Tardanza
- Inasistencia
- Permisos y justificaciones

Art. 11 De las licencias
- Licencia con goce de haber
- Licencia sin goce de haber
- Vacaciones

Capitulo IV
Art. 12 Derechos.

Art. 13 Monto, pago.

Art. 14 Reconocimiento de tiempo de servicios.

Art. 15 Descuentos obligados a la empresa de acuerdo a ley.

Art. 16 Descuentos acordados con los trabajadores.

Art. 17 Errores y reclamos.

Capitulo V
Escala de faltas y sanciones

Art. 18 Escala de faltas.

Art. 19 Escala de sanciones.

Art. 20 Procedimientos para la atención de reclamos, quejas, denuncias.

Capitulo VI
De las reconsideraciones y apelaciones

Art. 21 Reconsideración.
Art. 22 Apelación.

Reglamento o manual de organización y funciones (ROF o MOF)

Es un incremento normativo que da dinámica a la administración estableciéndose en forma detallada todas las funciones de cada uno de los órganos y cargos sujetándose a:

La escritura orgánica.
El ordenamiento jerárquico.
Las relaciones de autoridad y responsabilidad.

No podrá existir orden, si cada uno no se encuentra cumpliendo con sus funciones que se encuentran en el ROF o MOF que impone su cumplimiento, porque usted como empleado en una entidad no puede estar realizando las funciones que le vengan en gana, sino sujetarse a las normas.

El ROF o MOF no debe ser confundido con el Manual de Evaluación y Categorización de Puestos, este último detalla todas las actividades que corresponde a cada puesto de trabajo, pero no las funciones.

El presente instrumento (ROF o MOF), no debe ser considerado como un texto burocrático, inoperante, sino más bien, operativo que sirva a los administradores para la eficiente administración de la entidad. Lo que sucede es que en algunas empresas, es considerado un documento ampuloso que no es actualizado, que no se condiciona con la "eficaz aplicación" de los Gerentes y Directores.

Hay empresas pequeñas de 5 - 10 trabajadores que son administradas sin el uso del ROF, sujetándose nada más a unas listas individuales de funciones, si el gerente junta todas estas listas y lo encuaderna, nace el Manual.

Se genera la necesidad del MOF, cuando la empresa no puede desenvolverse por la amplitud de las áreas de trabajo y el incremento del volumen de las operaciones por la creación de nuevos puestos y por consiguiente de nuevas funciones. Así mismo veamos a continuación la imperativa necesidad del MOF.

¿Qué sucede si un trabajador desacató las ordenes e incurrió en negligencia en el desempeño de  sus funciones?  ¿Acaso no es en el Manual de Organización y Funciones? El logro de los objetivos empresariales se produce con el cumplimiento de todas las funciones detalladas en el ROF o el MOF.

Algunos pequeños empresarios manifiestan que obtienen utilidades sin el uso del MOF, claro, son pequeñitos, puede ser que en el futuro cuando crezcan tengan la obligación de implementarlo.

Esquema y contenido de un manual de organización y funciones

Esquema de un manual
El esquema de un MOF, generalmente es este:

Introducción

- Finalidad
- Alcance
- Contenido
- Aprobación y actualización

Base Legal

- Objetivos
- Políticas
- Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
- Organización
- Funciones de las unidades estructurales
- Cuadro orgánico de asignación de cargos
- Funciones específicas a nivel de cargo
- Organigrama

Contenido del manual

Introducción
Se consignará las generalidades, teniendo en cuenta los puntos siguientes:

* Finalidad
Se deberá señalar el propósito del manual, es decir, que es lo que se quiere lograr con el documento.

* Alcance
Se enfocará el ámbito material sobre el cual tiene jurisdicción el manual.

* Contenido
Enumerar brevemente los capítulos o puntos que se desarrollan en el manual.

* Aprobación y actualización
Señalar la autoridad que debe de aprobarlo y el dispositivo legal que lo ampara así como establecer los canales adecuados que permitan mantenerlo 

actualizado.

Base Legal
Se puntualiza el o los dispositivos legales que amparan la existencia de la dependencia.

* Objetivos
Se puntualiza el objetivo u objetivos, que la dependencia trata de alcanzar osea la razón de su creación. Estos pueden estar explícitos o implícitos en los dispositivos legales.

* Políticas
Consignar los lineamientos de acción que guiarán las actividades de la dependencia. La política es una pauta general que guía la acción de los integrantes de una entidad o dependencia para alcanzar los objetivos trazados.

* Línea de autoridad, responsabilidad y coordinación
Establecer claramente la dependencia jerárquica del órgano en relación con los demás, así como la dependencia jerárquica de personal, teniendo en consideración el principio de "Unidad de Mando", el que dice que el personal debe recibir ordenes de un solo jefe y ser responsable de su labor solo ante el. También deberá considerarse que la responsabilidad y autoridad van paralelas, no pueden existir una sin la otra, además se fijarán los canales de coordinación, tanto interno como externo.

* Funciones Generales
Describir todas las funciones q nivel de la dependencia considerándola como un todo invisible, sin tomar en cuenta la estructura orgánica interna. Generalmente estas funciones son las mismas que están consignadas en el reglamento de organización y funciones de la entidad.

* Organización
Señalar la estructura orgánica enumerando las unidades estructurales internas de la dependencia en orden desde la mayor jerarquía hasta el mínimo.

Oficina
Unidad
Equipo

* Funciones de las unidades estructurales
Describir las funciones de las dependencias señaladas enumeradas en el punto anterior y siempre en orden decreciente.

* Cuadro orgánico de asignación de cargo
Enumerar los diversos cargos que conforman cada una de las unidades estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden señalado anteriormente y siguiendo el siguiente modelo.

* Funciones específicas a nivel de cargo
En este rubro se describirán las funciones, actividades o tareas solo de los cargos que además de estar presupuestados, estén cubiertos ya sea por personal nombrado, contratado o destacado.

Al finalizar la numeración de las funciones de los cargos es conveniente poner: "Y otras que se le asigne (aquí si pone la denominación del cargo del jefe inmediato respectivo de quien depende").

En caso de existir varios cargos con denominación igual y que desempeñan funciones similares, bastará describirlo una sola vez. Por ejemplo: si existen varias secretarias, jefes de unidad o especialistas, pero todos en su respectivo grupo que desempeñan funciones similares, basta considerar una sola vez, pero si hay diferencias se debe poner uno por uno.

* Cuadro de asignación de personal (CAP)
Es el documento que prevé las necesidades de puesto para el normal funcionamiento de una entidad y señala los puntajes a otorgarse en las situaciones diferenciales del ejercicio de los cargos o puestos.

* Organigrama
Diagramar la estructura que representa la situación de la entidad o dependencia descrita en el Manual en el momento de su elaboración. Puede ser un organigrama analítico, sintético o de cargos.

Formulación de manuales de organización y funciones

Objeto
Normar el contenido y el procedimiento para la formulación, aprobación y difusión de los manuales de organización y funciones (MOF) de los organismos de la organización.

Finalidad
Asegurar que los organismos de la empresa, adopten un proceso uniforme en la elaboración de los manuales de organización y funciones.

Alcance
Las normas y procedimientos contenidos en la presente directiva, son de aplicación por todos los organismos, son de aplicación por todos los organismos de la empresa.

Normas generales
La jerarquización normativa de la organización, de acuerdo a su grado de especificidad es como sigue:

* Ley orgánica
* Estatuto
* Reglamento de organización y funciones
* Cuadro para asignación de personal (ROF)
* Manuales de organización y funciones

Los Manuales de Organización y funciones, son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una entidad, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones. Así mismo, determina los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones específicas que los compete.

Los objetivos del Manual de Organización y Funciones son:

a) Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

b) Determinar la ubicación y las funciones específicas que deben cumplir los cargos, dentro de la estructura general de la calidad o dependencia.

c) Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.

d) Proporcionar información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la organización, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).

Utilidad del manual

- Son fuente permanente de la formación técnica, que presenta en forma clara y definida la estructura orgánica y las funciones, actividades y tareas del órgano o dependencia descrita.

- Contribuye a la racionalización de los procedimientos.

- Facilita la normalización, evaluación y control de las actividades.

- Permite que el personal conozca con claridad sus deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado, así como su dependencia jerárquica.

Los manuales de organización y funciones se elaborarán por separado, en cada uno de los órganos de la entidad, con rango de dirección nacional, dirección técnica, dirección general, oficina u órgano de nivel equivalente y la responsabilidad de formularios recaerá en los funcionarios responsables de dichas unidades orgánicas.

Los manuales deben guardar coherencia con los documentos normativos de gestión, vale decir, con la ley orgánica, reglamento de organización y funciones y otros documentos afines.

Las etapas técnicas para la formulación del manual de organización y funciones son las siguientes:

A. Planeamiento

- En esta etapa se determina los pasos a seguir, para formular el manual de organización y funciones que nos permita.

- Tener una idea integral del contenido del MOF.

- Determinar objetivos concretos, es decir, especificar el propósito o propósitos del manual.

- Determinar usuarios del manual.

- Asignación de la responsabilidad en su elaboración.

- Evaluar las acciones programadas.

B. Recolección de la Información

En la recolección de la información se emplearán diversas técnicas de investigación como:

- Uso de hojas de descripción.
- La investigación en los archivos.
- Las entrevistas a los trabajadores, con la finalidad de obtener información sobre sus funciones y responsabilidades.
- Las entrevistas a los jefes de los órganos, para complementar y aclarar la información obtenida de los trabajadores.
- La observación directa del funcionamiento de las dependencias.

C. Estudio y análisis de la información

Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer la consistencia de las funciones generales como específicas. Este estudio puede enfocarse de dos formas:

- De lo específico a lo general, es decir, partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.

- De lo general a lo específico, es decir, iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades orgánicas, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

Es recomendable utilizar este segundo método porque se parte de una realidad de la razón de ser del organismo y no de un supuesto.

D. Elaboración del proyecto del manual

La elaboración del proyecto del manual se realizará en base a la información recolectada y revisada a fin de que dicho documento constituya una fuente de información veraz de las funciones generales y específicas del órgano a los cargos.

El lenguaje a utilizar para la acumulación del manual debe ser claro, sencillo y breve. Es recomendable al escribir las funciones, emplear el infinitivo de los verbos al inicio de cada párrafo.

E. Revisión y aprobación

La revisión de los proyectos de manuales estará a cargo de la oficina de racionalización o las que hagan sus veces en cada entidad. El mismo que se realizará en estrecha coordinación con la autoridad superior de la dependencia que formuló el proyecto. La aprobación de los proyectos de manuales estará a cargo del funcionario de jerarquía inmediata inferior al titular del pliego.

Normas específicas

Esquema del contenido del manual de organización y funciones.

Titulo I
Generalidades
- Finalidad del manual
- Base legal
- Alcance
- Aprobación

Titulo II
Del diseño orgánico
- Funciones generales del órgano
- Estructura orgánica del órgano
- Relación jerárquica de unidades orgánicas (autoridad, responsabilidad y coordinación)
- Organigrama del órgano en detalle
- Cuadro de distribución de cargos por órganos

Titulo III
Del manual

Parte 1
Órgano de dirección
- Funciones generales del órgano
- Funciones específicas de los cargos

Parte 2
Órgano de línea
- Funciones generales del órgano de línea
- Funciones específicas de los cargos

Parte 3
Órganos de apoyo
- Funciones generales del órgano de apoyo
- Funciones específicas de los cargos

Parte 4
Órgano de asesoría
- Funciones generales del órgano de asesoría
- Funciones específicas de los cargos

Parte 5
Órgano de control
- Funciones generales del órgano de control
- Funciones específicas de los cargos

Observaciones:

En el ordenamiento de páginas del proyecto del manual, considerar los siguientes:

Página 1: Normas que aprueba el manual
Página 2: Introducción
Página 3: Índice

Desarrollo del esquema del Manual de Organización y Funciones

Titulo I
Generalidades

Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación de las normas que contiene el manual.

Base legal
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de gestión, referidas a la organización.

Alcances
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el manual.

Aprobación
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el manual.

Titulo II
Del diseño orgánico

Funciones generales del órgano

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional, las que guardarán correspondencia con las señaladas en su ROF, observando la nomenclatura de la estructura orgánica por niveles.

Estructura orgánica del órgano

Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la dependencia en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión estructural.

Desagregación por niveles

- De dirección
- De línea
- De apoyo
- De asesoría
- De control

Relación jerárquica de unidades orgánicas

Precisar por niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación.

Organigrama del órgano

Establecer el diseño gráfico de la estructura del órgano.

Cuadro de distribución de cargos por órganos

Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura estructural y clasificada, el grupo ocupacional al que pertenecen.

Titulo III
Del manual

Parte 1 y demás

Funciones generales del órgano

Describir las funciones generales del órgano, las que guardarán correlación con las establecidas en el ROF, en los casos de las unidades orgánicas de menores niveles de desagregación, se establecerán las funciones en forma específica, sin poder su carácter integral y los fines y objetivos institucionales.

Funciones específicas de los cargos

Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:

- Denominación del cargo
- Naturaleza del cargo (función resumen)
- Funciones específicas del cargo
- Línea de dependencia de los cargos
- Grado de responsabilidad
- Canales de coordinación
- Requisitos mínimos de los cargos
* Formación
* Experiencia laboral

Mecánica operativa

El procedimiento a seguir para la elaboración de los manuales de organización y funciones, es:

- La comisión designada por los órganos competentes, será la encargada de formular los proyectos de manual de organización y funciones, ciñéndose a los criterios y orientaciones señaladas en la presente directiva.

- El funcionario competente del órgano analizará y revisará el proyecto de MOF.

a) De no ser conforme, lo devolverá a la comisión o equipo de trabajo, con las observaciones pertinentes.

b) De ser conforme, lo revisará y remitirá el inmediato superior.

- El funcionario de jerarquía inmediata inferior al titular del pliego, revisará el proyecto del manual.

a) De no ser conforme, la devolverá al órgano respectivo con las observaciones del caso.

b) De ser conforme aprobará y firmará el dispositivo que prueba el manual de organización y funciones de dependencia del organismo y lo remitirá a esta para su distribución posterior.

- La dependencia generadora del manual aprobado, dispondrá su impresión, así como su distribución remitiéndose obligatoriamente:

* Dos ejemplares a la alta dirección.
* Dos ejemplares a la unidad orgánica de la que depende.
* Dos ejemplares a la oficina de organización y métodos a racionalizar una institucional o la que haga sus veces.
* Dos ejemplares a la biblioteca de la entidad.

- Disposiciones complementarias

El manual deberá ser impreso en tamaño DIN A-4 según forma del instituto Nacional de Técnicas y certificaciones según el mismo que será sellado.

El tamaño de la letra deberá facilitar su lectura y comprensión, asimismo, la numeración de las páginas y artículos será correlativa y correspondiente a cada capítulo o asunto.

- Responsabilidad

Los jefes de las dependencias son responsables del cumplimiento de los MOF, así como de dar a conocer al personal de su dependencia, las funciones y responsabilidades que a cada uno le corresponda.

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Desafíos de la Administración

El entorno de la Administración es complejo, dinámico y cambiante, los gerentes deben de prepararse constantemente para estos cambios y deben de tener la capacidad de adaptar a la organización en función de las condiciones cambiantes y los desafíos de este milenio que se avecina.

La necesidad de una nueva visión, los gerentes deben tener en cuenta que estamos globalizados e integrados, los avances tecnológicos tales como las telecomunicaciones, la ingeniería genética, la producción automatizada , los láser, los chip computarizados, las alianzas estratégicas, los mercados sin fronteras, el Internet son motivos suficientes para establecer el nuevo rumbo o destino que tendrán que afrontar las organizaciones del futuro.

Tendencia en el nuevo milenio, las organizaciones japonesas, americanas, europeas y otras están orientando sus organizaciones a lo siguiente:

-El mejoramiento continuo , es el afán interminable de querer alcanzar la perfección.

-El sistema justo a tiempo, es el constante afán de reducir los costos.

-Desarrollar la capacidad humana, conceptual y técnica a su máximo.

-Crear una confianza recíproca entre el empleador, jefe y subordinado.

-A los empleados se le debe de tratar como un gerente.

-Desarrollar los trabajos en equipo.

-Establecer un clima organizacional y un modo de vida adecuado y estable en todos los niveles de la organización.

Necesidad de una nueva ética, los gerentes deben de tomar en cuenta los valores y la ética antes de tomar decisiones sin perjudicar a la organización, el cliente, al gobierno o la sociedad.

Necesidad de responder a la diversidad cultural, los cambios de las políticas de los gobiernos, la educación, las telecomunicaciones han perneado a las organizaciones y se reflejan en una vida moderna, el talento, las costumbres y los valores no tiene nada que ver con el color de piel, sexo, dialecto, etc.

Necesidad de nuevos gerentes, el nuevo milenio condujo a que los trabajos deben de mejorarse continuamente al producto o servicio que va a satisfacer las necesidades de nuestro cliente, la mentalidad gerencial se orienta: 

- Será más pequeña la empresa promedio y empleará a menos personas.

- Se reducirá la organización jerárquica tradicional y se empleará especialistas para solucionar problemas organizacionales.

- La organización vertical tiende a ser reemplazada por la organización horizontal

- Los técnicos tienden a convertirse en trabajadores élites.

- Los trabajadores están obligados al aprendizaje continuo, razonamientos de más alto nivel.

- El paradigma de las actividades empresariales, pasará de fabricar un producto a ofrecer sus servicios.

Globalización y la Administración

Según James A.F. Stoner, la globalización está compuesta por tres factores interrelacionados: la proximidad, la ubicación y la actitud.

La proximidad, las empresas están trabajando con mayor cantidad y variedad de clientes, competidores, proveedores y reguladores gubernamentales, esta proximidad relaciona al mundo que se está escogiendo, es decir la actual tecnología de las comunicaciones permite a que todos compartan información.

La ubicación, y la integración de las operaciones de una organización a través de las diversas fronteras internacionales forman parte de la globalización. Ejemplo: los teléfonos de American Telephone son diseñados en Estados Unidos, manufacturado en Singapur y vendidos en todo el mundo.

La actitud, debe ser nueva y abierta para ejercer la administración internacional.

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Perspectivas futuras de la Administración

En las próximas décadas la tarea de la Administración será incierta, deberá enfrentar cambios y transformaciones lleno de ambigüedades e incertidumbre. Los gerentes deben de enfrentar problemas cada vez más diversos y más complejos que los anteriores y su atención estará dirigida a eventos y grupos situados dentro y fuera de la empresa, los cuales le proporcionarán información contradictoria que dificultarán su diagnóstico y la presión de los problemas que debe resolver o enfrentar como: exigencia de la sociedad, de los clientes, de los proveedores, desafíos de los competidores, expectativas de la alta dirección, de los subordinados, de los accionistas, etc. Sin embargo estas exigencias, desafíos, expectativas, experimentan profundos cambios que sobrepasan la capacidad del administrador.

El futuro parece complicar la realidad, puesto que innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas. Las próximas décadas se caracterizarán por los desafíos que deberán de enfrentar en la Administración.

1.- Las empresas están en continua adaptación a su ambiente, esta adaptación continua puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reducción de la empresa. El crecimiento se presenta cuando la empresa satisface demanda ambiental y el ambiente requiere mayor cantidad de salida y resultados de la empresa. El crecimiento es una consecuencia inevitable del éxito empresarial. A medida que el tamaño de la empresa aumenta, es necesario mantenerlo o reducirlo a proporciones administrables, de acuerdo con el producto o servicio, los objetivos empresariales, los recursos involucrados, la localización geográfica. La reducción ocurre cuando la empresa no logra satisfacer demandas ambientales y debe de reducir sus operaciones para disminuir las salidas y los resultados.

2.- Existe la tendencia de la continuidad de las tasas elevadas de inflación, los costos de energía, materia prima, fuerza laboral están elevándose de forma notoria. La inflación exigirá cada vez mayor eficiencia en la administración de las empresas para obtener mejores resultados con los recursos disponibles y los programas de reducción de costos operacionales.

3.- La competencia es cada vez más aguda, a medida que aumentan los mercados y los negocios, también crecen los riesgos en la actividad empresarial. Pero ahora más que nunca el producto o servicio que demuestran ser superior, más avanzado, más seguro, más deseable, será más requerido. El resultado será un nuevo sentido de urgencia para desarrollar productos y servicios, mayores inversiones en investigación y desarrollo, perfeccionamiento de tecnologías y actividades de ventas de las empresas. Es evidente que las empresas de ahora deben ser cada vez más ágiles que antes y estar preparadas para cambiar su rumbo según las circunstancias y contingencias ambientales.

4.- Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología, los nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las empresas causan impacto en la estructura organizacional.

5.- La internacionalización del mundo de los negocios, denominado globalización, es el factor más importante, de desarrollo de las empresas, gracias al progreso de las comunicaciones, del computador y el transporte, las empresas están internacionalizando sus actividades y operaciones.

6.- Mayor presencia de las empresas, mientras crecen o se reducen la empresas se vuelven más competitivas, sofisticadas tecnológicamente, se internacionalizan más y con esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia, las empresas llaman más la atención del ambiente y del público, son más visibles y la opinión pública la percibe mejor. Las empresas pueden ser visibles, capacidad de llamar la atención de muchas maneras positivas o negativas. Si sus instalaciones contaminan el aire o la red fluvial más próxima, estará en la mira de un especialista en contaminación y del público, si sus productos son de mala calidad, está en la mira de los consumidores que reclaman; si la empresa despide a un gran número de empleados, estará en la mira de la prensa, los sindicatos, el gobierno; si sus ventas causan el aumento de las exportaciones o importaciones, el gobierno central tendrá en cuenta.

Las empresas deberán de enfrentar estos desafíos, presiones y amenazas en el futuro, serán muchas las que tropezarán, la única arma con que cuenta será solo los administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber como adecuar las principales variables empresariales entre sí (tareas, tecnologías, estructura organizacional, personas y ambientes externos).

Vivimos en una era de discontinuidad en la que los cambios son tan grandes y vertiginosos, que es difícil percibir la relación de la causa y efecto entre ellos, que se nota en tres áreas:

1.- Están surgiendo tecnologías nuevas y volverán obsoletas a las industrias de la actualidad.

2.- Estamos ante grandes cambios de la economía mundial que convirtieron el mundo en un gran ambiente, un mercado, un centro de compras global. La economía internacional se tornó en una economía mundial: la globalización.

3.- El cambio más significativo ocurre en el campo del conocimiento Éste se convirtió en la capital principal, el centro del costo y el recurso esencial de la economía. El poder pasó a manos de los hombres de conocimiento, estamos en la era del capital intelectual.

El futuro pertenecerá a las empresas dinámicas y flexibles, muchos factores influirán poderosamente sobre las empresas en el futuro:

1.- Las empresas vivirán en un ambiente turbulento que les exigirá modificaciones y ajustes continuos: el cambio.

2.- Las empresas continuarán ampliando sus fronteras y dominios, y crecerán en tamaño y complejidad: la globalización.

3.- Las empresas encontrarán grandes dificultades en la acumulación y el empleo del  conocimiento: la gestión del conocimiento.

4.- Se incrementarán las dificultades de interrelación de las empresas. Surgirán nuevos medios que permitirán una eficiente coordinación con proveedores de recursos y servicios, con competidores, con agencias reguladoras. Es la era de las alianzas estratégicas.

5.- Los sistemas de información y decisión ejercerán una influencia cada vez mayor en las empresas. Es la tecnología de la información.

6.- La influencia de las personas, los profesionales y los científicos crecerán en las empresas. Es la era del capital humano y del capital intelectual.

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Conociendo la Administración

La palabra administración proviene del latín ad, que significa dirección, adelante, minister, comparativo de inferioridad, y el sufijo ter que indica subordinación u obediencia, es decir, quien cumple la función bajo el mando de otro, quien le presta un servicio a otro.

La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante la planificación, organización, dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir los objetivos deseados, por tanto la administración es un proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.

La palabra Administración ha experimentado cambios profundos y amplio en su significado, de modo de que el administrador, sea director de empresa, gerente, jefe de departamento, líder de equipo, se convirtió en una figura indispensable en todos los niveles de la organización humana. La mejor manera de demostrar los cambios profundos y la ampliación de significados de la palabra administración es reconocer con rapidez su trayectoria y seguir los grandes los rasgos, pasos graduales de la historia de la empresa y la teoría de la administración.

Conceptos de Administración
La administración es una ciencia social, compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr (JIMENEZ).

La administración significa proceso por medio del cual se establecen sistemas de ejecución y vigilancia para llevar a cabo un propósito con el mínimo de tiempo, energía y material, o dicho de otro modo con la mayor eficiencia (GALVANE).

La administración, es un conjunto de conocimientos metódicos y sistemáticos que:
- Enseña como ser constituida, estructurada y gobernada una empresa.
- Imparte eficiencia a los esfuerzos humanos.
- Permite obtener mejores resultados (equipos y materiales).
- Otorga servicios más eficientes, establece óptimas relaciones humanas y mediante las relaciones públicas acredita a la empresa (SALAZAR L.)

La administración es un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, ejecución y control, ejecutados para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de la gente y recursos (TERRY G.).

La administración es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos que trabajan juntos en grupo, logren eficientemente los objetivos seleccionados (KOONTZ).

La administración a través de tres tareas que debe ejecutar la empresa o institución:
-Lograr un objetivo.
-Obtener un trabajo productivo a través de la realización de los trabajadores.
-Encausar las influencias y las responsabilidades sociales de la empresa o institución (F. PETER DRUCKER).

Importancia de la Administración
La administración es de interés universal por que se trata acerca de los fundamentos para establecer y alcanzar los objetivos estipulados. Se encuentra en cierto grado, en casi todas las actividades humanas, sea en la fábrica, la oficina, la escuela, el banco, el gobierno, las fuerzas armadas, la iglesia, el sindicato, el hogar, etc.

Ninguna empresa puede prosperar por mucho tiempo si no utiliza una administración efectiva. En gran parte, la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos, sociales y políticos descansan en la competencia del administrador. La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos, ayuda a obtener mejores equipos, planta, oficinas, productos, servicios y relaciones humanas.

Características
1.- La administración sigue un propósito, un requisito de la administración es un objetivo, sea este implícito o enunciado específicamente, la administración se refiere al logro de algo específico. El éxito de la administración está comunmente considerado como el grado hasta el cual se ha logrado los objetivos.

2.- La administración es un medio notable para ejercer un verdadero impacto en la vida humana, la administración influye en su ambiente. Si un administrador así lo desea puede hacer mucho para mejorar las actividades y logros presentes, para estimular a hombres y mujeres hacia mejores cosas.

3.- La administración está asociada usualmente con los esfuerzos de otros, el grupo descansa en el hecho fundamental de una empresa, cobra vida para alcanzar determinados objetivos, los que logran con facilidad por medio de un grupo humano y no por una sola persona.

4.- La administración se logra por, con y mediante los esfuerzos de otros, para participar en la administración se requiere hacer que las tareas se cumplan por, con y mediante los esfuerzos de los miembros del grupo.

5.- La administración es intangible, ha sido llamada la fuerza invencible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de sus esfuerzos.

6.- Los que practican la administración no necesariamente son los propietarios, administrador y propietario no necesariamente son sinónimos. Es cierto que en algunas empresas los propietarios y los administradores son los mismos, pero en muchos casos los administradores forman unos grupos completamente separado, distinto y aparte del propietario.

Los miembros de la administración manejan la empresa a nombre de los propietarios.

La administración como un sistema y como proceso
Un sistema es un conjunto de partes y componentes que interactúan entre si y se buscan un objetivo determinado, sus elementos están interconectados, independientemente y conforma una unidad. La administración viene hacer un sistema abierto, sus variables externos influyen a la empresa hacia el logro de objetivos determinados.

La empresa está compuesta por un conjunto de sistemas tales como: sistema logístico, sistema financiero, sistema de personal, sistema productivo y otros; así mismo está conformado por subsistemas, tales como: almacenamiento, compras, registros, cobros, control de personal, etc.

Objetivos de la administración
Actualmente, las exigencias son cada vez mayor y los compromisos con el cliente, el gobierno, el medio ambiente, la competencia, los trabajadores, etc. han tomado un nuevo camino que debe de conducirse a las organizaciones rumbo a la excelencia empresarial, los objetivos son múltiples, pueden ser lucrativos o de servicios o mixtos, entre los generales que coinciden a las instituciones rumbo hacia la: 

Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Productividad
Rentabilidad
Competitividad
Economicidad
Racionalidad
Bienestar de los trabajadores

Fines de la administración
Los fines que conducen a la administración de las empresas son las siguientes:
Económico: Consiste en satisfacer una demanda a través de la transformación de los recursos en bienes y/o servicios.

Financiero: Consiste en obtener utilidades para los inversionistas.
Social: Es fuente de trabajo y contribuye con el desarrollo de la sociedad o comunidad.
Legal: Cumple con las leyes legales vigentes tales como: la tributación, el medio ambiente, las leyes sociales y otros.
Servicio: Satisface las necesidades, requerimientos y exigencias del cliente a través de brindarle un bien y/o servicios con niveles de calidad, cantidad, precio adecuado y canales de comercialización a su servicio.

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